Converter o áudio da sua reunião em texto fornece um registro detalhado para consulta e ajuda a garantir que todos os participantes da reunião estejam na mesma página. É muito útil quando as reuniões envolvem muitas pessoas, pois ajuda a reforçar o entendimento compartilhado, além de permitir que as pessoas compartilhem as informações com aqueles que não estavam presentes.
Essa prática pode ajudar a manter todos os participantes nas reuniões responsáveis por suas ações. O registro de texto redigido fielmente fornece uma referência objetiva para as decisões tomadas. Isso torna mais fácil para as pessoas responsabilizar os outros por seus compromissos. Elas são úteis para manter um registro de todas as decisões e o posicionamento de todos os envolvidos sobre o que foi debatido.
Ela pode ajudar a melhorar a comunicação entre os membros da equipe. Ao ter um registro escrito, as pessoas podem ter uma referência objetiva para consultar. Isso pode ajudar a evitar mal-entendidos ou mal-interpretações sobre as discussões que ocorreram. As transcrições têm ótima usabilidade para ajudar a manter a equipe focada no que é necessário e evitar a divagação durante as conversas.
Essa prática pode ajudar as empresas a economizar tempo e dinheiro. Ao ter um registro oficial escrito das reuniões, as pessoas não precisam revisar discussões anteriores. Isso significa que não precisam parar para explicar as coisas para aqueles que não estavam presentes. Além de poder ajudar a economizar tempo ao permitir que as pessoas sincronizem suas anotações com o registro de texto.
A transcrição de reuniões é uma ótima maneira de garantir que todas as informações significativas sejam capturadas e armazenadas para referência futura. Ela fornece um registro detalhado para consulta e ajuda a garantir que todos os participantes da reunião estejam de acordo com as escolhas tomadas e representa uma ótima forma de instaurar uma organização prática e simples na empresa, mantendo a ordem no ambiente de trabalho.
Para que serve uma ata de reunião
Essa prática de registrar em texto todas as ocorrências de reunião é chamada “ata”, e é um documento oficial que registra o que foi discutido e decidido, bem como quais foram as decisões, acordos e compromissos assumidos durante uma reunião. Elas podem ser chamadas de minutas de reunião, já que sintetizam todos os resultados e fornecem um registro oficial para que a organização possa manter os seus compromissos e debates em ordem. Estas atas são frequentemente usadas por organizações de todos os portes para manter o registro dos assuntos tratados em conversas entre áreas e funcionários.
Elas são essenciais para garantir a transparência nas organizações e permitem que um registro detalhado seja mantido das discussões, decisões, acordos e compromissos assumidos durante o evento. Isso garante que as partes envolvidas tenham conhecimento dos assuntos tratados e possam lembrar-se das decisões tomadas, mantendo-se fiel ao que foi acordado previamente.
Seu uso se estende a serem usadas como evidência de que determinadas medidas foram tomadas para resolver problemas. Elas são úteis para garantir que as decisões sejam tomadas de forma consistente e que todos os envolvidos estejam de acordo sobre votações e mudanças, evitando que alguém volte atrás na sua palavra. As atas podem ajudar os gestores a monitorar o desempenho e as ações tomadas por membros da equipe, bem como a verificar se as metas foram cumpridas e ajustar estratégias conforme os resultados apresentados.
Quando há disputas entre as partes, esse recurso mais uma vez pode ser a resposta para o problema. Elas podem ser usadas como prova de que uma determinada discussão foi devidamente feita e que um determinado acordo foi alcançado. Isso pode ajudar a resolver desavenças e a prevenir disputas de longo prazo.
Veja abaixo um passo a passo de como criar sua ata da forma mais fácil e prática possível:
Passo a passo
- Certifique-se de que a sala de reuniões tenha todas as ferramentas necessárias para gravar a reunião;
- Grave a reunião de modo que possa usar o arquivo de áudio para a transcrição;
- Dê atenção a todos os pontos discutidos e não deixe nada de fora;
- Transcreva o áudio de forma automática utilizando uma plataforma como a Reshape ou contrate algum profissional para fazer manualmente;
- Releia a transcrição e compare com o áudio originalmente gravado, confira se todas as informações estão corretas e de acordo com o que foi discutido no encontro;
- Adicione informações sobre a data, horário, local, motivo do evento e pessoas presentes, não esqueça de pedir que todos assinem a ata para comprovar presença. Isso ajudará a diferenciar um evento de outro;
- Compartilhe a transcrição da reunião com todos os envolvidos e arquive-a de forma segura para referências futuras.
Conheça a Reshape
A Reshape é uma plataforma online com o intuito de fazer por você serviços de transcrição, legendagem e tradução. Com um software de Inteligência Artificial avançado, desenvolvido e muito bem avaliado, nossa plataforma transcreve de forma rápida e automaticamente arquivos de áudio e vídeo para forma de texto. Disponibilizamos também um editor interativo para que você possa editar seu texto da forma que achar preciso, retirando vícios de fala e outros detalhes.
Caso você não queira usar seu tempo editando a transcrição, nós oferecemos um serviço de revisão humana realizada por nossa equipe de revisores profissionais treinados, que fazem o polimento do seu texto, bem como consertam equívocos como de identificação de locutores, por exemplo.
Cadastre-se no nosso site, www.reshape.com.br, e ganhe 30 minutos para experimentar a plataforma, e caso você se interesse, pode conhecer nossos planos, escolhendo o que é melhor para você baseado em minutos e tipo de serviço, ou recorrer ao nosso chat para tirar mais dúvidas.
Conclusão
Com essa leitura, você com certeza está pronto para colocar em ação a transcrição de suas reuniões. Essa é uma atividade que representa muitos benefícios para qualquer empresa, e que não deve deixar de ser considerada.
Dica: Temos mais vários textos no nosso blog referindo à prática de criação de atas de reunião e a sua importância, então não deixe de checar:
